Vad vill vi använda vår arbetstid till? Kollektiva möten eller individuell arbetstid? Eller vad gör alla dessa möten med vår affärsnytta?

TIDEN är många företags viktigaste, men också knappaste resurs. Varje minut som spenderas i ofokuserade möten äter upp den tid som är kritiskt viktig för företagets överlevnad på sikt.

Eller som författarna till HBR-artikeln säger – Stop the Meeting-Madness!

Agendor pepprade med möten, riskerar att inte bara att avbryta, utan till och med helt ta bort möjligheten till individuellt koncentrerat utmanande arbete. Cal Newport kallar det för Deep Work. Bodil Jönsson kallar det för Svårt och Roligt. Båda kräver ställtid och en tillräcklig ”tidslucka” för att få något gjort. Istället springer allt för många medarbetare mellan möten, och undrar ibland med panik i blicken, när de ska ha tid att ”göra sitt jobb”. Det är en berättigad fråga, som ställs av många.

Forskning visar att chefer i genomsnitt spenderar 23 timmar/vecka i möten! (Då räknades bara de som var schemalagda.)

Det säger sig självt, att så många möten påverkar om och hur det individuella jobbet genomförs.  En känsla av att ”inte få något gjort” är något jag ständigt möter i mitt arbete med företagsledare idag.

65% av 182 seniorchefer säger att möten hindrar dem att avsluta sitt eget arbete och påverkar resultatet av det individuella arbetet negativt.*

De 3 största riskerna med felaktig möteskultur enligt 200 chefer

• De slösar på grupptid 16% – Färre, men dåligt ledda möten
• De slösar på min individuella tid 13% – Väl ledda möten men alldeles för många
• De slösar både med grupptid och individuella tiden 54%! För frekventa, dåligt ledda & illa planerade.

Men vi behöver ju våra möten, för att öka vår kollektiva kreativitet och produktivitet.

Hur gör vi då?

5 relevanta steg – för få till förändrad möteskultur

1. Hämta fakta från varje person som deltar i mötet (Olofson genomför Möteskartläggningar)
2. Gå igenom datan tillsammans i gruppen och använd en neutral facilitator som ser till att diskussionen blir konstruktiv! (Undvik dock att använda en konsult som har alla färdiga svar.) Det är avgörande att få en gemensam överblick över problemen, så att det går att hitta en lösning som alla förstår och ställer sig bakom när den väl beslutas om. (Olofson faciliterar denna typ av workshops).
3. Kom överens om ett kollektivt, men också personligt relevant mål. Genom att erbjuda en viss flexibilitet och frihet, till exempel i form av mötesfria dagar, och eget val av arbetsplats kan fokus på de gemensamma mötena öka.
4. Sätt upp delmål kring förändringen av möteskulturen och övervaka hur arbetet går. Ett exempel på ett delmål kan vara att inte tillåta tekniska hjälpmedel på mötet, för att öka närvaron och fokus. Fira framgångar och sätt in åtgärder mot det som inte fungerar.
5. Genomför regelbundet ”energicheckar”. ”Hur känns det just nu?” är en till synes enkel fråga som fångar upp att allt är på rätt väg, eller ännu viktigare inte är på rätt väg. Det ger en möjlighet för deltagarna att öppna upp och fånga det som verkligen finns i rummet.

Möten i sig är inte dåligt – tvärtom! De kan vara en möjlighet för nästa steg. Möten med fokus och energi– ger på sikt bättre resultat och affärsnytta.

Kommentar: Med tanke på de nya föreskrifterna från Arbetsmiljöverket, är det strategiskt viktigt att tänka på möteskulturen. För många, och dåligt förberedda möten riskerar att den tid som behövs för det individuella arbetet antingen försvinner, eller tas från dyrbar fritid och familjetid.

*Källor HBR Stop the meeting-madness Perlow, Hadley, Eun, HBR “Your scarcest resource” Mankins, Brahm, Caimi, HBR “Manage your team’s collective time” Perlow.