Facilitering kan man utbilda sig i det?

Ja! Birgitta Bobergh har många års erfarenhet av Facilitering och här kommer några tips för dig som vill Lyfta era möten. ”Boost your Meetings”  med Fokus och Energi. Söker du utbildning i Facilitering så hittar du 3 färdiga Workshops för grupper till höger/längre ned på sidan. Vill du ha en individuell utbildning ta gärna kontakt så utgår vi från där du är och gör en individuell plan.

Det kan vara klokt att ha en extern facilitator vid uppstart av projekt/team, vid speciella utmaningar och vid avslut av ett projekt eller uppdrag för att samla upp och reflektera. En extern facilitator lägger sig sällan i själva sakfrågan, utan arbetar med själva processen.  Att utveckla möteskulturen i företaget, DET är affärsnytta!

Facilitering är ett internationellt välkänt begrepp, men här i Sverige kan det behövas en förklaring av begreppet och var det gör för nytta i en verksamhet. Många använder ordet processledning, eller aktiv mötesledning.

Vad innebär facilitering?

Att Facilitera – Innebär i praktiken Klok och aktiv Mötesledning. Det innebär förutom bra mötesteknik, klok kommunikation och aktivt deltagande av alla som är med.

Bergreppet enligt Dave Sibbet, masterfacilitator och äger Grove Consultants International: Facilitering handlar om konsten att leda människor genom processer, mot överenskomna mål, på ett sätt som uppmuntrar deltagande, ägarskap & produktivitet från alla som är involverade.

Varför är facilitering viktigt i organisationer?

Facilitering är en viktig del i ledarskapet. Många av oss lägger oändligt med tid på möten och processer. Facilitering handlar om att göra dessa, inte bara effektivare, utan med en gemensam överblick komma till insikt om vad som är viktigt och därmed kunna fokusera och prioritera. Möten behövs! Därför är det viktigt att få till följande;

• Att alla deltar och tar ansvar för resultatet
• Att deltagarna känner sig trygga
• Att möten och processer genererar resultat och leder till det som det är tänkt att leda till
• Att de som är med, gillar att vara med i processen

Processer där facilitering underlättar kan vara;

• Organisationsförändringar och strategiska processer
• Aktivt Teamarbete
• Möten, små som stora
• Individuellt arbete/uppdrag (JAGledarskap)

3 TIPS och grundprinciper för klok facilitering

1. Skapa ett engagemang och sätta takten och tonen, t ex hitta potentialen i varje situation, sätta en takt som kan hållas, skapa ett tryggt klimat och hantera konflikter på ett kreativt sätt.
2. Fatta beslut och styra flödet och processen, t ex att komma överens hur beslut ska fattas här, Veta när det är dags att leda och när det är dags att följa, vara intresserad och inte intressant
3. Se de steg som tas och vara ett stöd, t ex att tolka och omformulera problem till möjligheter, visa på processen och var vi är/hur långt vi har kommit, koppla till helheten, sammanfatta och fånga upp trådar, skapa ”minnen” i form av dokumentation eller annan symbolik.

Vem har nytta av att lära sig facilitering?

Facilitering har inte med makt att göra. Du behöver heller inte vara chef för att facilitera. Tvärtom kan det vara bra att som chef, släppa fram sina medarbetare och låta dem ta ansvar för facilitering av till exempel olika möten. Då får fler i gruppen en förståelse för bland annat hur viktigt det är att allt blir klart och tydligt, och att alla efter diskussion och processledning, drar åt samma håll.

I en organisation kan man använda antingen en medlem i teamet, eller använda en extern facilitator. Tänk på att använda en facilitator som delar med sig så mycket som möjligt av sin kunskap, så att teamet kan klara sina egna möten löpande.

Vad är målet med klok facilitering?

(fördelar med klok facilitering, inspiration av Sibbet)

• Att få större motivation och produktivitet
• Att använda flexibilitet som svar på förändring
• Att göra bättre kopplingar till organisationens mål
• Ett aktivt deltagande och ”empowerment”
• Att skapa en rikare och mer lärande arbetsplats
• Framförallt – Att sparar tid & resurser

Det kan ibland vara en otacksam roll att vara facilitator. Mycket av arbetet görs före och efter, och det som till synes tycks flyta lätt, har ofta inneburit noggrant tankearbete. För oss som arbetar med att facilitera kan vi bara bli bättre på att stå upp för vår kunskap, och dela med oss. Det kräver både mod, erfarenhet och nyfikenhet att vara facilitator. Och framförallt – träning!

Facilitera Mera!
3 Färdiga Workshops

Orange: Mötesengagemang – Struktur och Kultur
Vilka möten vill vi ha och hur vill vi ha dem?

Gul: Mötesdeltagaren och Mötesledaren – Roll och Ansvar
Hur hanterar vi olika beteenden och vilka Mötesstilar finns?

Grön: Faciliteringsmetoder för större möten – Effektfulla möten
Hur förbereder vi och genomför på klokast sätt?

Orange – Mötesengagemang
Sju frågor vi fördjupar oss i:

1.Vilka Möten har vi idag och vilka möten vill vi ha?

2.Vilken Möteskultur är den bästa för oss och vem låter vi sätta tonen?

3.Klok Mötesledning och Facilitering är viktigt för bra Mötesengagemang. Vad kan vi uppnå med rätt fokus?

4.Mötes – O – Engagemang däremot, kostar tid, pengar och Energi. Hur dyrt kan det bli?

5.Vad kan påverka energin på våra möten och hur påverkas vi av den?

6.Vilka är de största möjligheterna vid virtuella respektive fysiska möten?

7.Hur skapar du i din roll, Engagemang idag? Låt oss dela erfarenheter från verkligheten.

Gul – Mötesledaren och Mötesdeltagaren
Sju frågor vi fördjupar oss i:

1.Ledarskap vid möten; är jag medveten om min roll som Mötesledare/Faciliator? Är andra det?

2.Mötesdeltagaren har också en viktig roll. Vilken är den? Är alla medvetna om det gemensamma ansvaret för resultatet?

3.Spelregler och konsekvenser, hur blir vi tydliga med vad som gäller för just detta mötet?

4.Hur kan vi ta tillvara på erfarenheten och kunskapen i rummet?

5.Hur kan man stilväxla och hantera det som sker i rummet utan att tappa bort sig själv?

6.Hur kan vi underlätta våra möten med de medel (deltagare, mötesrum, längd på mötet osv) vi har?

7.Hur kan tryggheten i rummet vara avgörande för bra möten?

Grön – Faciliteringsmetoder för större möten
Sju frågor vi fördjupar oss i:

1.Att Facilitera handlar om att underlätta och att leda en process. Vilka möjligheter öppnar sig när vi blir allt bättre på det?

2.Hur kan jag konkret förbereda ett viktigt möte med fler deltagare?

3.Hur väljer jag rätt Faciliteringsmetod till rätt möte?

4.Att ställa bra frågor är en viktig uppgift. Vilken typ av frågor stänger respektive öppnar upp?

5.Hur får jag rätt balans mellan kontroll, samarbete, utveckling och målstyrning utifrån kompetens?

6.God självkännedom är en av grundbultarna i Facilitering, hur gör man i praktiken?

7. Dokumentation, vad är en rimlig nivå och hur kan den ske?